La confidentialité à l’égard de l’extérieur de l’entreprise : elle doit être absolue
La question de la confidentialité des informations transmises par la Direction de l’entreprise en CSE est naturellement centrale lorsqu’on fait appel à un prestataire pour rédiger les PV de réunions. Dans aucun cas le compte rendu de la séance du CSE ne doit être diffusé en dehors de l’entreprise.
Le prestataire doit donc s’assurer que les informations transmises en séance ne serviront qu’à rédiger le compte rendu. Il doit mettre en place les dispositifs utiles pour limiter le risque de copies ou de diffusions accidentelles. Il faut notamment que ses process de transmission de données (enregistrements et documents) soient clairs et sécurisés, et qu’il explicite combien de temps il conserve les enregistrements des réunions.
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Chez Stylix, selon le souhait de ses clients, les enregistrements sont détruits une fois le document livré, ou détruits un mois après la livraison, le temps de permettre d’éventuels contrôles avant l’approbation du PV en séance. Si nous nous sommes chargés de l’enregistrement, il sera remis gratuitement au client, mais nous ne l’archiverons pas sur nos serveurs.
Au niveau individuel, les rédacteurs s’engagent par contrat à respecter les impératifs de discrétion et confidentialité du métier. Ce point est à l’esprit de tous les rédacteurs de Stylix.
Bon à savoir, s’ils assistent à la réunion, nos rédacteurs sont tout à fait capables de rédiger un compte rendu complet sans enregistrer les débats.
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La discrétion en interne : la loi prévoit un équilibre
La question de la confidentialité peut parfois inquiéter les élus eux-mêmes : quelles informations ne pourraient pas être communiquées aux salariés de l’entreprise ? Il existe en effet une obligation de discrétion, mais qui ne saurait réduire les élus au silence.
Dans quelles conditions la Direction peut-elle s’opposer à la communication en interne d’informations transmises aux élus en CSE ? La loi vise à un certain équilibre, car pour jouer leur rôle, il est indispensable que les élus puissent communiquer auprès de ceux qu’ils représentent, notamment via les comptes rendus des réunions. La Présidente ou le Président du CSE peut s’opposer à l’enregistrement et à la prise de notes de délibérations qui doivent rester confidentielles (D. 2315-27), en les identifiant comme telles.
Autrement dit, dès lors que la Direction n’identifie pas clairement les passages confidentiels ou « off », les propos tenus peuvent figurer dans un procès-verbal. Sauf contre-indication, les informations transmises peuvent faire l’objet d’une communication une fois le PV de la réunion approuvé.
En pratique, il est possible d’établir un compte rendu complet, qui reprenne, pour un usage interne à l’instance, les échanges signalés comme confidentiels. Ce document pourra (devra) ensuite être expurgé de ces passages avant d’être diffusé auprès des autres salariés de l’entreprise.
L’entreprise Stylix et chacun de ses rédacteurs et rédactrices sont soumis à des clauses de confidentialité strictes.
Nous préférons transmettre nos comptes rendus et enregistrements via notre plateforme, plutôt que par mail, afin de limiter la production de copies.
Nous détruisons les enregistrements lorsque nous n’en avons plus besoin, soit dès le moment de la livraison du PV, soit au moment de son approbation en séance, selon le choix du client.
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